Erfaringer fra sammenslåingsprosessen

Hva fungerte bra under sammenslåingsprosessen og hva kunne vært gjort annerledes? Les rapporten som forsøker å gi svar på nettopp disse spørsmålene.

Siden Stokke, Andebu og Sandefjord var først ute i kommunereformen, blir de tre kommunene kalt frontløpere i sammenslåingssammenheng. Nå ønsker KS at andre kommuner som er i samme prosess, skal lære av frontløperne.

Rapporten som foreligger har fått tittelen "Erfaringer og lærdom fra sammenslåingsprosessen mellom Sandefjord, Andebu og Stokke". Den er utarbeidet av Telemarksforskning og Deloitte på oppdrag fra KS og ble presentert på Scandic Park 23. august.

Rapporten kan leses i sin helhet her

KS har også laget et idèhefte som er tuftet på erfaringene fra sammenslåingen mellom Stokke, Andebu og Sandefjord.  En digital utgave av heftet "Råd til kommuner som slår seg sammen" er tilgjengelig på KS sine egne nettsider.

Basert på erfaringene i Stokke, Andebu og Sandefjord, konkluderer rapporten med at dette er de viktigste rådene med tanke på å gjennomføre en best mulig kommunesammenslåingsprosess: 

  1. Gjennomfør en overordnet ROS-analyse så tidlig som mulig i sammenslåingsprosessen. Dette vil gi økt forståelse av hva en sammenslåingsprosess innebærer, og hvilke utfordringer som må håndteres for å få en god overgang til en ny kommune. Avklar hva som må være på plass før sammenslåingstidspunktet, og hva som kan håndteres av den nye kommunen.
  2. Unngå vakuumperiode. Avklar den administrative toppledelsens rolle i prosessen raskt etter vedtak om sammenslåing. Start på «ufarlige» kartleggings- og utredningsoppgaver i påvente av at prosjektleder og prosjektorganisasjon kommer på plass.
  3. Det bør etableres en robust prosjektorganisasjon som skal lede sammenslåingsarbeidet. Prosjektorganisasjonen bør ha tilstrekkelig kapasitet og kompetanse til å håndtere alle prosesser, saker og beslutninger i sammenslåingsprosessen. Alle sentrale roller i prosjektorganisasjonen må være tydelig avklart i forhold til linjeorganisasjonene i de opprinnelige kommunene, og hvert delprosjekt må ha et klart mandat for sitt arbeid. Det bør utarbeides tydelige milepeler for hvert delprosjekt, hvor også avhengigheter til andre delprosjekt framgår.
  4. Vurder behov for nærdemokratiordninger. Gjennomfør gjerne en lokaldemokratiundersøkelse for å se hvordan lokaldemokratiet utvikler seg over tid.
  5. Sørg for en åpen prosess med god informasjon til ansatte og innbyggere. Arranger kulturtiltak og aktiviteter som bygger felleskap på tvers av kommunegrensene.
  6. Legg til rette for at tillitsvalgte er godt representert på ulike arenaer i prosessen, og sørg for at disse får nødvendig frikjøp. Få på plass en omstillingsavtale så tidlig som mulig, og lag gode planer for ivaretakelse av ledere og medarbeidere i alle faser av prosessen.
  7. Tilpass organisering av den nye kommunen med utgangspunkt i sentrale mål som ligger til grunn for sammenslåingen. Avslutt organiserings- og bemanningsprosesser senest ¾ år før sammenslåingstidspunktet. Det er mange påfølgende prosesser som er avhengig av at dette er på plass.
  8. Start arbeidet med samkjøring av økonomi og IKT så tidlig som mulig. Lag et skyggebudsjett det siste året før sammenslåingen som et supplement til de aktuelle kommunenes økonomiplaner.
  9. Lag en plan for gevinstrealisering uten for store forventinger om gevinstrealisering fra dag én. Det første driftsåret som ny kommune vil være preget av at kommunen er i en oppstarts- og innkjøringsfase hvor ulike kulturer skal samkjøres, og nye rutiner og løsninger skal implementeres. 
  10. Sørg for å ha delegeringsreglementer og politiske reglementer på plass i god tid før konstituering av nytt kommunestyre.
  11. Avklar tidlig ansvars- og rollefordeling mellom den nye kommunen og de gamle kommunene. I siste fase bør de gamle kommunene ha fokus på avslutning og i minst mulig grad belaste administrasjonen med nye oppgaver.