Ny arbeidsflate i Sandefjord kommune

Jobber du i en kommune eller hvilken som helst annen stor virksomhet, vil du antagelig kjenne deg igjen i følgende IKT-hverdag: Du har en e-postboks som fylles raskere enn skittentøyskurven hjemme og et filområde på størrelse med et bøttekott.

Tema: Arbeidsflate

Og skulle du trenge å ta en liten arbeidsøkt fra sofakroken hjemme, holder det ikke å ha en vanlig PC – det må være en dedikert jobb-pc, og selv da er det ingen selvfølge at du får tilgang til filene dine som ligger bak en brannmur like ugjennomtrengelig Alcatraz . Nå skal vi selvfølgelig aldri gå på akkord med sikkerhet, men poenget mitt, som du sikkert catchet allerede i linje to, er dette:

IKT-hverdagen til en kommuneansatt er ikke alltid så enkel som den burde vært.

Men jobber du i Sandefjord kommune er du heldig – for IKT-avdelingen tar grep, slik at ALLE ANSATTE skal få en mye hyggeligere IKT-hverdag. Vi har satt i gang et prosjekt som enkelt og greit heter ARBEIDSFLATE.

 

Målet vårt er at det skal være ENKELT å være ansatt i Sandefjord kommune – i hvert fall når det kommer til all bruk av digitale verktøy.

 

Målsettingen er at alle digitale tjenester skal nås fra én adresse, og med kun én pålogging. «En våt drøm som aldri vil bli virkelighet» vil sikkert mange si - men vi mener drømmen er høyst realiserbar, og vi jobber knallhardt for å få det til.

For å lykkes må vi først av alt løfte alle brukerne over i en skybasert løsning: Office 365. Forutsetning nummer to er at vi pakker løsningen inn slik at den ser bra ut og blir enkel å bruke!

 

Så hva innebærer det konkret?

 

1. Vi vil erstatte dagens intranett (Innsiden) med en ny arbeidsflate:

Her vil du finne alle programmer og systemer samlet på ett sted.

Du skal kunne nå alt kun ved å logge deg på én gang.

Arbeidsflaten har et moderne og funksjonelt design som virker like godt på alle enheter (PC, mobil, nettbrett).

Du kan nå arbeidsflaten fra hvilken som helst enhet, uansett hvor du er.

Office 365 er stort og kan virke uoversiktlig, men arbeidsflaten viser deg kun det du trenger og sørger for at du ikke går deg i vill.

Arbeidsflaten vil gjøre samhandling enklere og hverdagen mer effektiv.

 

2. Alle filer blir lagt i skyen

Hjemmeområdet ditt blir lagt i skyen (OneDrive).

Fellesområder som du har tilgang til, blir også lagt i skyen.

Du vil aldri mer oppleve at området ditt eller fellesområdet blir fullt.

Alle filer, uansett størrelse, kan deles med kolleger, så du trenger ikke sende store filer som vedlegg i e-post.

Alle filer du har tilgang til, være søkbare på en mye enklere måte enn før.

Du vil ha tilgang til alle dine filer uansett hvilken enheter du bruker og hvor du er i verden. IKT sørger for sikkerheten.

 

2) Du får tilgang til et superbra verktøy for samhandling: Teams

Dette gir deg muligheter til å samhandle med alle ansatte i kommunen. Mulighetene er mange. Du kan velge mellom chat, video, tale eller fildeling. Her kan dere jobbe sammen i filer, fordele prosjektoppgaver og dele skjerm.

Du kan også samhandle med eksterne utenfor kommunen.

Alle programmer du trenger, kan legges inn i Teams, slik at du kan nå alt du trenger herfra.

Teams finnes også som app, slik at du har full tilgang via mobil om du ønsker.

 

3) Du får tilgang til intern informasjon som angår deg

Løsningen er tilgjengelig på alle flater, slik at alle som ønsker det, kan få informasjon hvor som helst, når som helst.

Vi personifiserer innholdet. Basert på hvem du er, hvor du jobber og dine interesser, får du nyheter tilpasset deg.

Du kan motta pushmeldinger når ting skjer som angår deg.

Alle som vil, kan selv dele nyheter med kollegaer i egen avdeling.

 

Når skjer dette?

 

Vi er godt i gang. Foreløpig er alle lærere og elever løftet over i Office 365, og de er allerede flittige brukere av disse verktøyene. Vi har lært veldig mye av prosessen med skole, og med nødvendige justeringer vi vil gjøre det på samme måten med resten av våre ansatte i Sandefjord.

Vi skal bruke god tid, rekruttere superbrukere fra hvert kommunalområde, og ta et kommunalområde av gangen. Alle skal få god informasjon og opplæring.

Innholdet i arbeidsflaten skal vi lage sammen med de ansatte. IKT skal sørge for et godt skall med god sikkerhet og brukeropplevelse, men innholdet må vi ha hjelp til å lage. IKT kaller inn til arbeidsmøter med utvalgte superbrukere der vi bygger sammen.

Vi gleder oss enormt til å lansere ARBEIDSFLATEN, og har stor tro på at dette blir en god løsning for alle ansatte, også for dem som ikke sitter og jobber foran en PC hele dagen.

Vi vil garantert møte på utfordringer underveis, men vi har et toppmotivert IKT-team som er klare for oppgaven, samt gode eksterne samarbeidspartnere som hjelper oss.

Vi har satt sammen en video som gir en liten smakebit på hvordan verktøyene vil se ut og hvordan de brukes.

Jeg anbefaler alle ansatte å se denne, så er du litt forberedt før vi kommer og gir opplæring i din avdeling.

 

Ta kontakt med oss på IKT hvis du har spørsmål. Vi snakker mer enn gjerne med deg om arbeidsflate.

 

Hilsen Sondre