I noen tilfeller trenger kommunen ditt samtykke for å kunne behandle personopplysninger om deg. Dette er typisk utenfor de tilfellene der kommunen leverer lovpålagte tjenester eller driver myndighetsutøvelse, som for eksempel å gi byggetillatelse, tildele bostøtte eller plass i barnehage. Det kan da for eksempel være ved bruk av bilder eller video av deg på kommunale nettsider.
Før du samtykker skal vi gi deg informasjon om blant annet grunnen (formålet) til hva personopplysningene skal brukes til (behandlingen), hvordan personopplysningene skal behandles, og hvor lenge de lagres.
Du kan når som helst, og uten å gi noen grunn, trekke tilbake samtykket. Det kan du gjøre ved å kontakte den som ba om samtykket, sende en henvendelse til kommunen via sikker melding/e-dialog, eller ta kontakt med personvernombudet i kommunen.
Hvis det ikke står noe spesielt i samtykket om hvor lenge det varer, så gjelder det fram til du eventuelt trekker samtykket.
Den enkelte må være i stand til å foreta et fritt valg. Et samtykke er ikke gyldig dersom det foreligger press for å samtykke, eller dersom det oppstår negative konsekvenser dersom du ikke samtykker.
Det skal være tydelig hva du samtykker til. Det vil si at det må være knyttet til et klart formål. Dersom du har samtykket til et formål, en spesiell grunn til hvorfor man skal bruke personopplysningene, så kan personopplysningene kun brukes til dette. Det skal ikke gis et generelt samtykke til for eksempel “bruk av elevdata”, det må være et samtykke for hvert konkrete bruksområde.
Et samtykke er bare gyldig dersom du vet hva du samtykker til. Når vi spør om du samtykker til noe, så skal du i det minste blir informert om:
- hvem den behandlingsansvarlige er (Sandefjord kommune)
- grunnen (formålet) til hver av behandlingene (bruksområdet) som vi ber om samtykke til
- hva slags personopplysninger vi skal samlee inn
- informasjon av din rett til å trekke tilbake samtykke
- informasjon om eventuelle automatiserte individuelle avgjørelser hvis det er relevant
- informasjon om risiko og tiltak ved eventuell overføring utenfor EU/EØS-området
Du skal gjøre noe aktivt når du samtykker. Det kan være å klikke på en knapp, hake av i en boks, eller skrive under på et skjema. Det skal ikke være tvil om at du har ment å samtykke.
Kommunen må kunne dokumentere at samtykket var gyldig. Det vil si at alle krav til et gyldig samtykke er oppfylt. Et samtykke er bare gyldig hvis det kan dokumenteres.
Vi skal ikke samle mer opplysninger enn det som er nødvendig for å dokumentere samtykke.
Et samtykke kan dokumenteres som for eksempel en logg for når du har samtykket i et digitalt system, et journalnotat i et fagsystem eller et skriftlig samtykkeskjema. Loven sier ikke noe om hvordan dette skal gjøres.
Du kan når som helst, og uten begrunnelse, trekke tilbake et samtykke du har gitt. Dersom du vil trekke tilbake et samtykke, kan du ta kontakt med den som ba om samtykket, sende en henvendelse til kommunen via sikker melding/e-dialog, eller ta kontakt med personvernombudet i kommunen.
Et samtykke skal du kunne trekke tilbake uten at det får negative konsekvenser, hvis ikke er det ikke gyldig.
Barn under 15 år må ha samtykke fra foresatte. Elever over 15 år kan i mange tilfeller samtykke selv, men skolen bør vurdere modenhet og forståelse. Ved spesielle forhold (f.eks. sensitiv informasjon) kan det kreves samtykke fra både elev og foresatt.