Reglement for fordeling av treningstid i kommunale flerbrukshaller og gymnastikksaler

1.1 Bakgrunn for fordelingsreglement

Sandefjord kommune benyttet Askermodellen som utgangspunkt til fordeling av fast treningstid i kommunale flerbrukshaller og gymsaler. Askermodellen er en modell for tildeling av treningstid basert på medlemstall. Modellen er tatt i bruk av blant annet Asker kommune, Kristiansand kommune og Færder kommune for en mer gjennomsiktig og åpen fordeling av aktivitetstid i kommunale flerbrukshaller og gymnastikksaler.

1.2 Virkeområde

Den overordnede fordelingen av treningstider gjennomføres på bakgrunn av en årlig søknadsrunde, med søknadsfrist 10. mai. Tildeling av treningstider for idrettslag og klubber vil foreligge innen midten av juni samme år. Fordelingen fastsettes én gang per år og gjelder for ett skoleår av gangen. 
Tildeling av treningstid ved kommunale idrettshaller foretas av Sandefjord kommune seksjon Park, idrett og friluftsliv. Treningstiden som fordeles er satt til: Flerbrukshaller: 32,5 timer per uke (kl. 16.00–22.30 mandag-fredag)

Flerbrukshaller skoler: 30 timer per uke (kl. 16.30 – 22.30 mandag-fredag) 
Gymnastikksaler: 30 timer per uke (kl. 16.00 – 22.00 mandag – fredag) Kommunale flerbrukshaller uten tilknytning til skole, er åpne for utleie august –juni. Gymnastikksalene er åpne for utleie september – mai. Kommunale flerbrukshaller med tilknytning til skole vil være åpne for utleie september – mai. I skolens sommer-, jule- og påskeferie er hallene normalt stengt for utleie til organisert aktivitet. Gymnastikksalene er stengt i alle skolens ferier og ved arrangementer i skolens regi.

Kommunale flerbrukshaller, med 32,5t i uken: 

• Jotunhallen 
• Bugårdshallen Bane 1
• Bugårdshallen Bane 2 (klisterfri)
• Store Bergan hallen 
• Stokkehallen

Kommunale flerbrukshaller m/skolebruk, med 30t i uken: 

• Andebuhallen 
• Helgerødhallen 
• Kodalhallen 
• Ormestadhallen 
• Nye Vesterøya flerbrukshall – vil ikke være tilgjengelig for årets tildeling. 

Gymnastikksaler ved kommunale skoler: 

• Breidablikk
• Bugården 
• Byskolen 
• Fevang 
• Framnes 
• Gokstad
• Haukerød
• Krokemoa
• Mosserød 
• Ranvik
• Sande
• Unneberg 
• Varden 
• Virik

1.3 Hvem fordelingsreglemenet gjelder for

Den primære brukergruppen av kommunale idrettshaller er lokale idrettslag og foreninger. Med idrettslag menes medlem av Norges Idrettsforbund (NIF) og Sandefjord idrettsråd. Tildeling av tid i idrettshallene baseres på den enkelte idretts egenart, og det legges til grunn at aktiviteten har sin naturlige trenings- og konkurransearena i en flerbrukshall, idrettshall eller gymnastikksal. Dette innebærer at idretter som er avhengige av slike anlegg for å kunne gjennomføre ordinær trening, ferdighetsutvikling og konkurranseaktivitet, gis prioritet i fordelingen. Vurderingen tar utgangspunkt i hvilke rammebetingelser som er nødvendige for at idretten skal kunne utøves på en forsvarlig og formålstjenlig måte. Søkere som har hovedvekt av medlemmer bosatt i Sandefjord vil prioriteres ved tildeling av treningstid. Søker angir ved innsending av søknad en prioritert rekkefølge over flerbrukshaller og gymnastikksaler der det søkes treningstid. Klubbene skal etterstrebe effektiv utnyttelse av tildelt treningstid, slik at flest mulig utøvere får drive med idrett og fysisk aktivitet på egne premisser. Idrettens barnerettigheter og bestemmelser om barneidrett skal følges. Aktivitetstid i gymnastikksaler til voksne treningsgrupper/organisasjoner, er 
avgiftsbelagt, slik praksis er for leie av alle timer i flerbrukshaller. Hver klubb står fritt til å benytte sin tildelte treningstid slik de selv ønsker, til egen fast aktivitet. Tiden utenom tildelt tid bookes gjennom Bookup.

2.0 Grunnlag for tildeling

Sandefjord kommune vil ta utgangspunkt i Norges idrettsforbunds samordnede rapportering av aktive medlemmer per 31. desember foregående kalenderår. Det vil si de godkjente tallene i samordnet rapportering foregående år, og ikke tallene som rapporteres til Norges idrettsforbund inneværende år. Tallene vil bli sjekke opp mot tall fra Sandefjord Idrettsråd. Vekting benyttes per utøver differensiert på aldersgrupper som beregningsgrunnlag for antall treningstimer som skal tildeles hver enkelt klubb. 
Dette gjennomføres med lik praksis, slik som tilskudd til lag og foreninger.

Følgende vekting benyttes:

• Aldersgruppen 6 - 12 år teller 1/3 
• Aldersgruppen 13 - 19 år teller 2/3 
• Aldersgruppe 20 år + teller ⅓ 

Ved fordeling av tid legges følgende til grunn:

• Idrettens lokale forankring og geografisk nærhet for barn og ungdom skal vektlegges. Klubbene skal få tildelt tid i hall som har nødvendig tilrettelagt for deres idrett. 
• Barn (6-12 år) skal tildeles treningstid ukedager kl.16.00-20.00 
• Ungdom (13-15 år) skal tildeles treningstid ukedager kl. 16.00-21.00 
• Ungdom (16-19 år) kan tildeles treningstid ukedager fram til klokken 22.30 
• Voksne kan tildeles treningstid der barn og ungdom ikke benytter tiden 
• Barn og ungdom kan tildeles ekstra treningstid i helg ved kapasitet 
• Elite/Toppidrett*: 2 timer for junior og 4 timer for senior per klubb 
*Sandefjord kommune benytter denne definisjonen av 
toppidrett: 

• Lagidretter: Et lag eller sentrale spillere konkurrerer på høyt nasjonalt eller internasjonalt nivå, 
  dokumentert gjennom deltagelse i øverste eller nest øverste seniordivisjon, nasjonale mesterskap, internasjonale turneringer eller uttak til landslag 
• Individuelle idretter: En eliteutøver som konkurrerer på høyt nasjonalt eller internasjonalt nivå, dokumentert gjennom deltagelse eller plassering i offisielle nasjonale mesterskap på seniornivå, internasjonale konkurranser eller gjeldende nasjonale/internasjonale rankinglister. 
• Ved tildeling av toppidrettstimer legges disse til den totale mengden treningstimer som beregnes på grunnlag av idrettslagets medlemstall. Dette innebærer at toppidrettstimer 
  kommer i tillegg til den ordinære timefordelingen og dermed øker lagets samlede tildelte halltid.

Utnyttelse av anleggene

Sandefjord kommune baser seg på anleggets geografiske beliggenhet for å sikre lokal nærhet og rettferdig fordeling, samt at klubbene skal få utnytte tildelt tid best mulig. Idrettslag og foreninger skal etterstrebe effektiv utnyttelse av tildelt treningstid basert på aktivitet som tilbys, slik at flest mulig utøvere får drive med idrett og fysisk aktivitet på egne premisser. Ved dårlig utnyttelse eller ubenyttet tid kan idrettslag eller gruppe fratas tildelt tid. Tiden tilbakeføres kommunen som omfordeler. Idrettslag eller andre 
grupper og foreninger kan deretter tildeles tiden etter følgende prinsipper: 
Idrettsaktiviteter er prioritert. Deretter prioriteres følgende:

• Aktiviteter i regi av frivillige 
• Aktiviteter der flere samarbeider og der innholdet bidrar til konstruktiv meningsbrytning og brobygging. 
• Aktiviteter som er åpne for alle. 
• Aktiviteter som bidrar til at idrettshaller/gymsaler blir et godt sted for alle og et positivt sted for opplevelser. 
• Aktiviteter som bidrar til lokal identitet 
• Aktiviteter med religiøs forkynning og ensidig partipolitisk formidling prioriteres ikke. 
Sandefjord kommune forbeholder seg retten til å utøve skjønn i prioritering av aktiviteter, engangslån/leie og arrangementer innenfor disse rammer. Eventuell omfordeling mellom idrettslag/organisasjoner og foreninger skal godkjennes av kommunen. 

2.1 Arrangementer, kamper og konkurranser

Klubb som har fått tildelt fast ukentlig treningstid må vike plass dersom Sandefjord kommune innvilger søknad fra andre om å benytte tiden til konkurranse/enkeltarrangement. Klubbene skal, så langt det er mulig, legge egne konkurranser/arrangementer til egen faste tildelte treningstid eller helger. Det fastsettes primært en arrangementsliste i forkant av hver sesong. Utover dette kan det også bevilges arrangement for inneværende sesong. Idretten og kommunen skal etterstrebe god planlegging og kommunikasjon. 
Arrangementer som faller inn under prioritert rekkefølge, går foran ordinær trening. Kvalifiserte idretter prioriteres slik at de kan avholde seriespill og stevner. Når trening eller andre arrangementer nedprioriteres, vil kommunen forsøke å tilby en alternativ arena. Sandefjord kommune vil kunne unntak fra 
prioritert rekkefølge med bakgrunn i andre arrangementer. Kommunestyrets årlige vedtak om gebyrer og brukerbetaling gjelder også for tildelt treningstid i kommunens idrettsanlegg. Konkurranser, kamper og andre arrangement som gjennomføres i kommunale anlegg, blir også fakturert.

Rekkefølge for prioritet av arrangementer: 

1) Internasjonale arrangement 
2) Nasjonale arrangement 
3) Elite arrangement 
4) Nasjonale arrangement 
5) Regionale arrangement

3.0 Skjevfordelingstimer 

Sandefjord kommune vil reservere inntil fire uketimer til skjevfordeling i snitt per hall. Totalt antall reserverte timer i kommunens flerbrukshaller kan fordeles ulike. 
Skjevfordelingstimer gis til følgende prioriterte aktiviteter: 

• Aktivitetstilbud for minoriteter* eller nærmiljøtiltak, som f.eks Aktiv på dagtid 
• Utøvere i eventuelle «nye» idretter. Med nye idretter, menes det idretter eller aktiviteter som klubben maks har gjennomført to sesonger. 
• Klubber med toppidrettsutøvere (se punkt 2.0) 
• Skjevfordeling kan benyttes til å justere eventuelle urimelige/utilstrekkelige skjevheter ved den generelle fordelingen, eller som en overgangsordning der nye tildeling gir store utslag i tildelte timer. 

4.0 Timeplan for tildelt treningstid

Sandefjord kommune vil publisere en oversikt over tildelte treningstider for kommende sesong i starten av juni. Hvert idrettslag skal deretter utarbeide et forslag til detaljert bruksplan for de tildelte tidene i hver enkelt flerbrukshall og gymnastikksal, innen 1. august. Eventuelle endringer i bruksplanen gjennom 
sesongen skal meldes inn til idrett@sandefjord.kommune.no.  Bruksplanen skal inneholde informasjon om hvilket lag som skal benytte tiden med ansvarlig voksenperson/kontaktperson for gruppen. 

5.0 Idrett i skolebygg

5.1 Skolegymnastikksal

Sandefjord kommune utarbeider timeplan for hver enkelt skolegymnastikksal. For gymnastikksaler vil det være mulig å ha leie tid mellom 16.00 – 22.00. Kjernetid er satt til hverdager kl. 17.30–20.30, det prioriteres etablerte lag og foreninger som driver med fysisk aktivitet for barn og unge. Tilgjengelig tid i og utenfor kjernetid fordeles til andre med formål om fysisk aktivitet i aldersgrupper ved tilgjengelighet. Eksempelvis: Oldboys lag eller bedriftslag. 
For de som søker om mindre enn 10 timer per uke i gymsal, tildeler kommunen tid i gymsalen ut ifra aktivitet som søker. Samt vil det vektlegges området det har blitt søkt tid for. Klubber som får tildelt mer enn 10 timer per uke i gymsal til organisert idrett, skal delta ved fordelingen av timer og utarbeidelse av timeplan i de skolegymnastikksal som er aktuelle for dem. 
Sandefjord kommune vil råde klubber som har lag og idretter for barn under 10 år, til å benytte seg av treningstid i gymnastikksal. Ved fordeling av treningstid mellom klubbene skal det legges vekt på aktivitetsnivået de har registrert i Norges idrettsforbunds samordnede rapportering. 

5.2 Flerbrukshaller ved skoler

Ved barneskoler med flerbrukshall inngår 30 timer per uke i treningstiden som 
fordeles etter fordelingsreglemenet, jamfør punkt 1.2. 

5.3 Nærmiljø/skolebruk

Skolen har anledning til å reservere tid i både gymnastikksaler og flerbrukshaller til gjennomføring av egne arrangementer, som for eksempel møter, forestillinger, aktiviteter i regi av FAU eller andre skolebaserte behov.
Enkeltarrangementer av skolene prioriteres over sesongbooket/enkelt booket tid. Skolene reserverer tid til sine ettermiddags/kveldsarrangement til booking@sandefjord.kommune.no, med frist senest 3 uker før. Eksempler på slike arrangement er forestillinger, foredrag eller avslutninger i skolens regi. Ordinære aktiviteter må vike for avtalte arrangementer. 

6.0 Betingelser for bruk av tildelt treningstid 

Kommunestyrets årlige vedtak om gebyrer og brukerbetaling gjelder også for tildelt treningstid i kommunens idrettsanlegg. Konkurranser, kamper og andre arrangement som gjennomføres i kommunale anlegg, blir også fakturert.Klubbene skal varsle kommunen dersom tildelt treningstid ikke skal benyttes, 
slik at tiden kan stilles til disposisjon for andre brukere. Klubbene skal disponere tildelt treningstid til egen aktivitet. Fremleie av tildelt tid er ikke tillat uten dialog med Sandefjord kommune. 
Klubbene plikter å sette seg inn i og overholde gjeldende retningslinjer, reglement og brannverninstruks for flerbrukshaller og gymnastikksaler de er tildelt treningstid i. Kommunen skal ivareta oppdatert informasjon om gjeldende retningslinjer og tilby opplæring i haller uten kommunens ansatte til stede. 
Klubbene er ansvarlig for at det til enhver tid er oppdatert kontakt informasjon for klubben tilgjengelig for Sandefjord kommune gjennom Bookup. 
Klubben skal sikre at alle idretter tildeles innetid gjennom hele sesongen ved å benytte en roterende ukefordeling i enkelte deler av sesongen. 
Klubber som har privateide flerbrukshaller, stiller i andre rekke for tildeling av tider i kommunale flerbrukshaller.