Tilskudd er avhengig av de årlige kommunale budsjetter og valgte satsningsområder. Tilskudd kan gis til konserter, festivaler og annen scenisk fremføring, publiseringer og utstillinger innenfor musikk, litteratur og bildende kunst med kulturelt innhold. Prosjektet skal gjennomføres i regi av enkeltpersoner eller grupper/foreninger som er hjemmehørende i Sandefjord kommune. Det forutsettes at prosjektet foregår i Sandefjord kommune,og har offentlig adgang/er tilgjengelig for offentligheten. Prosjekter for/med barn og unge prioriteres.

Lønn for arrangører, servering eller bevertning, reiser og opphold for artister eller til kjøp av utstyr - kun til aktivitet. Det gis heller ikke tilskudd til work-shops eller seminarer. Det vil som hovedregel ikke bli gitt tilskudd til samme prosjekt fra flere tilskuddsordninger innenfor kommunalområdet for kultur, idrett og fritid. Det gis ikke tilskudd til prosjekter hvor hovedformålet er å videreformidle overskudd til veldedige formål. Rent kommersielle aktører og kommunale/offentlige instanser kan ikke søke tilskudd. Det er en forutsetning for å få tildelt kommunalt tilskudd at ordningen for ledsagerbevis aksepteres, samt at innehavere av kommunens fritidskort gis adgang til det omsøkte prosjektet til redusert pris eller gratis, etter de retningslinjer som til enhver tid måtte gjelde for fritidskortet.

I vurderingen vil det bli lagt vekk på:  understøtter prosjektet mål og satsinger i henhold til kommunens planer innenfor kulturområdet?  kan søker påvise medfinansiering fra andre, for eksempel samarbeidspartnere, tilskudd fra fond/andre kilder, sponsorstøtte og inngangspenger?  kan søker av tilbakevendende arrangement, vise til at det skjer en utvikling og fornyelse av arrangementet fra år til år?

Hver søknad må inneholde en prosjektbeskrivelse samt budsjett/finansieringsplan som viser anslåtte utgifter og inntekter. Søknad om tilskudd sendes til Sandefjord kommune ved kommunalområdet for kultur, idrett og fritid og behandles fortløpende gjennom året.

Søknader avgjøres av kommunalsjefen for kultur, idrett og fritid. Søknader kan imøtekommes med inntil 25.000 kr. Tilsagnsbeløp utover dette forutsettes å bli behandlet i hovedutvalget for kultur, idrett og fritid, og belastes konto for prosjekttilskudd. Eventuelle klager på administrative vedtak vil bli behandlet i hovedutvalget for kultur, idrett og fritid dersom de ikke tas til følge.

Tilsagnet gjelder for det år det er vedtatt og påfølgende år. Tilskuddet utbetales etter at prosjektet er gjennomført, basert på innsendt rapport og regnskap. Frist for innlevering av regnskap og rapport, er senest tre måneder etter at prosjektet er gjennomført. Dersom deler av prosjektet ikke gjennomføres som forutsatt i søknad og tilsagn, eller at prosjektet gir et vesentlig høyere overskudd enn budsjettert i søknaden, vil dette føre til avkortning av tilskuddet. Avkortningen beregnes forholdsmessig og skjønnsmessig etter grad av gjennomføring.