Kommunens ordinære tilskudd til frivillige foreninger og lag innenfor kommunalområdet skal bidra til å bygge opp under det viktige og brede arbeidet som utføres av/i lokale foreninger for innbyggernes fysiske og mentale helse, gjennom et variert og bredt tilbud av forebyggende og byggende aktiviteter for å

• skape trygge og gode oppvekstmiljøer for barn og unge
• gi mulighet for positivt engasjement og livsutfoldelse, uavhengig av kjønn, alder, rase, religiøs og etnisk bakgrunn, sosiale og økonomiske forhold med videre.

Tilbud til og arbeid for barn og unge gis høy prioritet. Foreninger som gir tilbud til voksne, omfattes også av ordningen, fordi mange foreninger har medlemmer i ulike aldersgrupper og er viktig for å skape forståelse, samarbeid og fellesskap på tvers av aldersgrupper, fordi god folkehelse og trivsel blant kommunens voksne innbyggere også er viktig for kommunen, og fordi disse foreningene er helt sentrale i byens kulturliv, i vid forstand.

2.1 Foreninger og lag som faller inn under tilskuddsordningen

Tilskudd kan gis til frivillige, ikke-kommersielle foreninger innenfor kommunalområdets virkefelt, det vil se foreninger som har som formål å arbeide for barn og unge, kultur, historieformidling og kulturminnevern, idrett og friluftsliv, religiøse foreninger med flere, og som på den måten også bidrar til god folkehelse og videre utvikling av kommunen. For å komme inn under tilskuddsordningen må foreninger og lag

• være hjemmehørende i Sandefjord
• være registrert i Brønnøysundsregisteret (nytt 2022)
• være demokratisk ledet og åpne for medlemskap/ikke lukkede
• arbeide i tråd med målsettingen for tilskuddsordningen
• søker må stå for aktiviteten i foreningen (nytt 2022)
• ha medlemmer som betaler ordinær medlemskontingent (ikke støttemedlemskap og liknende)
• forplikte seg på å delta i kommunens ordning med opplevelseskort ved å gi innehavere av kommunens opplevelseskort mulighet for fritt medlemskap og fri adgang til arrangementer med videre, der dette er relevant, og etter de retningslinjer som til enhver tid måtte gjelde for opplevelseskortet
• forplikte seg til å motarbeide doping, mobbing og rusmisbruk.

2.2 Avgrensinger

Tilskudd gis ikke til

• foreninger eller underavdelinger hvor utøverne helt eller delvis mottar lønn eller annen godtgjørelse for å utøve sin aktivitet. Foreninger som omfatter slike grupper/avdelinger, må i tilfelle skille disse ut i egne regnskaper med videre, for å kunne få tilskudd til grupper/avdelinger som faller inn under tilskuddsordningen.
• sammenslutninger/samarbeidsorganer for ulike grupper foreninger og lag
• organisasjoner og interessegrupper som samler inn midler for selv å gi tilskudd til ulike formål eller andre
• politiske organisasjoner ut over politiske ungdomsorganisasjoner
• foreninger som ikke er hjemmehørende/har sin hovedbase i Sandefjord
• regionale og fylkesdekkende organisasjoner
• nærmiljøutvalg og ungdomsutvalg som faller inn under kommunens tilskudd til slike utvalg, og andre aktører som naturlig kan/bør få eventuelt tilskudd til ordinær virksomhet fra slike utvalg, som for eksempel vellag og andre innenfor de ulike nærmiljøutvalgs geografiske område.
• foreninger som mottar kommunalt tilskudd til sin ordinære drift i form av faste tilskudd til spesielle formål, i henhold til vedtak i kommunens folkevalgte organer.
• foreninger og lag som etter sitt formål og art naturlig hører hjemme under andre kommunalområder og/eller faller inn under deres tilskuddsordninger
• foreninger som har mottatt tilskudd fra en annen tilskuddsordning i kommunen (nytt 2022)
• næringsorganisasjoner og andre interesseorganisasjoner.

3.1 Kriterier for tilskudd (Nytt 2022)

Tilskudd gis som:

• Etableringstilskudd til nye foreninger og lag i det året de etableres, med inntil 3.000 kroner.
• Grunntilskudd. Det gis to ulike grunntilskudd.
  • Lag og foreninger uten barn og ungdom får et tilskudd på 3000 kr.
  • Lag og foreninger med mer enn 10 medlemmer som er barn og unge får 6000kr
• Medlemstilskudd basert på antall ordinært betalende medlemmer (ikke støttemedlemmer o.l.) opp t.o.m. 25 år. For å stimulere tiltak for og motvirke frafall av medlemmer i tenårings-alderen, settes tilskuddet 50% høyere for medlemmer fra 13 og opp til 20 år, enn for øvrige tilskuddsberettigede medlemmer.

3.2 Fordeling av tilskuddspotten

Grunntilskuddet fordeles først. Resterende beløp, etter fradrag av nødvendige midler til etableringstilskudd, fordeles som medlemstilskudd til de foreninger som har barn og unge i sin forening.

3.3 Tidspunkt for tildeling av tilskudd

Etableringstilskudd tildeles fortløpende gjennom året, etter hvert som nye foreninger og lag etableres og søker om kommunalt tilskudd.

Grunntilskudd og medlemstilskudd gis samlet ved en hovedtildeling én gang pr år, med til sammen minimum 3.000 kr per forening/lag. Hovedtildelingen finner i regelen sted i løpet av mai måned.

Tilskudd gis for det år søknad mottas. Tilskudd gis ikke etterskuddsvis for tidligere år.

4.1 Tilskudd tildeles etter søknad

Tilskudd tildeles bare etter på søknader fra foreninger og lag som omfattes av tilskuddsordningen. Organisasjoner med flere undergrupper søker samlet gjennom sin hovedforening.

4.2 Søknadsfrist for etableringstilskudd

Etableringstilskudd kan søkes fortløpende gjennom året.

4.3 Søknadsfrist for hovedtildeling

Søknad om grunntilskudd og medlemstilskudd må fremmes ved den årlige hovedtildelingen. Søknadsfrist for hovedtildelingen settes til 1. april hvert år. 

Tidsfrist for innlevering av søknader kunngjøres av kommunalsjefen i januar/februar hvert år. Kunngjøring foretas i byens avis(er), på kommunens internettsider og på eventuell annen måte som til enhver tid anses hensiktsmessig. 

Av kunngjøringen skal, i tillegg til søknadsfrist, også framgå søknadenes form, herunder om søknader skal leveres skriftlig og/eller elektronisk, bruk av kommunens søknadsskjema, og hvilke opplysninger og hvilken dokumentasjon søkere må levere for å komme i betrakting.

4.4 Søknader om tildeling av tilskudd ved hovedtildelingen – form, innhold med videre

Alle søknader om tildeling av midler ved hovedtildelingen må inneholde oversikt over antall medlemmer i ulike aldersgrupper, årsmelding/-rapport, revisorbekreftet og vedtatt årsregnskap og andre opplysninger som er nødvendig for behandling av søknader og som fremgår av kommunens søknadsskjema. Søknader som ikke inneholder/følges av slik informasjon, vil ikke bli behandlet.

Tilskudd og tilskuddets størrelse avhenger av vedtatte, årlige kommunale budsjetter. Tilskudd kan derfor ikke av foreningslivet oppfattes som en fast inntektskilde foreningene har krav på. 

Tilskudd utmåles og tildeles av kommunalsjef for KIF-området i henhold til vedtatte retningslinjer. Før endelig tildeling finner sted, gis idrettsrådet og kulturrådet mulighet til å gjennomgå søkerlister/søknader, for å sikre at søkerne er berettiget til tilskudd fra Sandefjord kommune, i henhold til disse retningslinjene. Oversikt over tildelte midler ved hovedtildelingen forelegges hovedutvalget til orientering så snart tildelingen er foretatt. Foreninger og lag gis anledning til å påklage tildelingen. Eventuelle klager vurderes av kommunalsjefen og forelegges hovedutvalget til avgjørelse.

Ny modell for fordeling av tilskudd (grunntilskudd og medlemstilskudd) trer i kraft fra søknadsåret 2022.

For 2022 er det vedtatt en overgangsordning. Lag og foreninger som taper på ny ordning, vil få dekket tapet fra første krone med 50 %.