Overordnet beredskapsplan, administrativ plan, revisjon 2025

2.1 Proaktiv stabsmetodikk

Sandefjord kommune benytter proaktiv stabsmetodikk i arbeidet med beredskap og håndtering av beredskapshendelser. Beredskapsledelse og håndtering av beredskapshendelser skal være forutsigbart, systematisk og effektivt. Innarbeidede rutiner bidrar til at det settes fokus på potensialet i en hendelse. På den måten kan tiltak settes inn forebyggende i større grad, enn når håndteringen kun er styrt av hendelsens utvikling.

En god håndtering av en beredskapshendelser i stor grad avhengig av en tidlig nok reaksjon slik at kommunen kan reagere på hendelsen med riktig ressurser til rett tid. Loggmaler, møtemaler og meldingsmaler er utarbeidet i RAYVN for å støtte proaktiv tenkning, sikre at vi tar høyde for hva som kan skje og hvilket konsekvenspotensiale det er i situasjonen. Fortløpende loggføring av status i situasjonen og loggføring av iverksatte tiltak sikrer at håndteringen blir dokumentert.

Proaktiv tilnærming er avhengig av at det ikke er for høy terskel for å varsle internt om en mulig beredskapshendelse. Det må heller ikke være for høy terskel for å beslutte mobilisering av beredskapsledelse. Evaluering av praksis vil gi læring slik at responsen på en hendelse etter hvert blir tilstrekkelig og effektiv.

2.2 Proaktive prinsipper

• Sikker usikkerhets-prinsippet kan forklares med at er vi usikre på om det er nødvendig å varsle eller mobilisere, er vi i realiteten sikre på at det er riktig. Dette kommer også til uttrykk ved at kommuner får en stadig lavere terskel for å mobilisere beredskapsledelse ved uønskede hendelser. Å være «føre var» uttrykker ansvarlighet og ikke utrygghet.
• Moderat overreaksjon-prinsippet betyr i praksis at en responderer på en melding om en hendelse som om det var litt mer krevende enn det som først er meldt eller at den har et potensiale til å eskalere. Det er viktig å presisere at overreaksjonen skal være moderat.
• Første informasjons-prinsippet innebærer at vi skal alltid være de første til å informere media og andre interessenter om situasjonen slik vi kjenner den og hvilken beredskapssituasjon som er opprettet. Dette er et viktig og vanskelig prinsipp. Informasjonen må være korrekt og bli forstått. De ulike kommunikasjonsmulighetene i dag gjør det spesielt vanskelig å ha oversikt og respondere til rett tid. Det er en forventing hos innbyggerne til å kommunisere med kommunen når det er en alvorlig beredskapshendelse. Informasjon og kommunikasjon blir mer omtalt i egen plan for beredskapskommunikasjon.

2.3 Nasjonale beredskapsprinsipper

• Likhetsprinsippet medfører at kommunens driftsorganisering benyttes også i en beredskapshendelse. Fordelen er at de som er satt til å håndtere hendelen, er godt kjent med de funksjoner og enheter som er involvert. Utfordringen når hendelsen varer over tid er å sikre nødvendig daglig drift.
• Ansvarsprinsippet medfører at den som har et ansvar for et fagområde i en normalsituasjon også skal ha ansvar for å håndtere uønskede hendelser innenfor samme fagområdet. Fordelen er at en sikrer kompetanse som kunnskap, kjennskap og myndighet. Utfordringen kan være å sikre ledelse av normaldrift samtidig som en beredskapshendelse pågår. Derfor kan det være nødvendig å ha forberedt hvordan delegering av myndighet skal skje i en alvorlig hendelse. Dette prinsippet medfører også at den som har lederens myndighet ved fravær og ferie, må være kompetent til å håndtere beredskapshendelser.
• Nærhetsprinsippet medfører at uønskede hendelser skal håndteres på lavest mulig nivå. Handlingskompetanse og myndighet nærmest hendelsen vil øke muligheten til å respondere på hendelsen raskt og kanskje forhindre en eskalering og ved dette redusere konsekvensene. Dette prinsippet understreker at ansvaret for samfunnssikkerhet og beredskap hviler på alle ansatte i hele kommunen og ledere i alle nivåer spesielt. Enhver uønsket hendelse skal rapporteres som avvik (internkontroll og kvalitetssystem) og leder har ansvar for at hendelsen blir evaluert. Nærhetsprinsippet må ikke stå i veien for moderat overreaksjons-prinsippet.
• Samvirkeprinsippet betyr at det er et krav til alle å sikre best mulig samvirke. I arbeide med forebygging og beredskap vil vi som oftest være avhengig av andre enheter, kommunalområder eller myndigheter utenfor kommunen (andre kommuner, fylkeskommunen, staten og private virksomheter) for å oppnå ønsket resultat. Nærhetsprinsippet må ikke stå i veien for samvirkeprinsippet. Samvirkeprinsippet skal også sikre at vi har avklart hvilket ansvar kommunen har i en alvorlig beredskapshendelse, hvilke ressurser kommunen kan bidra med og hvilke ressurser andre kan bidra med. Beredskapsplanen har egen oversikt over tilgjengelige ressurser i egen organisasjon, hos andre offentlige og private virksomheter. Og ikke minst hvilke ressurser frivillige organisasjoner kan stille til rådighet i en beredskapshendelse.