1.1 Mål for nærdemokratiordningen.

Nærdemokratiordningen i Sandefjord kommune har som mål å sikre barn og unge gode oppvekstsvilkår, bidra til god dialog mellom innbyggere og folkevalgte, styrke lokaldemokratiet og å bidra til økt samfunnsengasjement. Ordningen baseres på medvirkning, informasjon, høring og dialog.

1.2 Inndeling av kommunen i nærmiljøutvalgs-områder.

Inndelingen av kommunen i nærmiljøutvalgsområder skal som hovedregel følge de til enhver tid eksisterende barneskolekretser i kommunen, pr. 01.01.2017 i alt 20 nærmiljøutvalg. Ev. unntak fra hovedregelen håndteres i samsvar med kommunens delegeringsreglement.

Nærmiljøutvalgene skal ha hovedfokus på arbeidet for trygge og gode oppvekstmiljøer og – vilkår for barn og unge, gjennom fysisk og kulturell aktivitet, og sosialt nettverksarbeid.

I tillegg skal utvalgene være et bindeledd mellom innbyggerne og kommunens folkevalgte og administrasjon, fungere som høringsinstans i alle saker som angår innbyggerne i de respektive nærmiljø-områdene, og arbeide for økt samfunnsengasjement.

Nærmiljøutvalgene skal i første rekke innrette sin virksomhet mot følgende områder:

• Fysisk oppvekstmiljø i nærmiljøområdene – Hundremeterskogen
• Sosialt nettverksarbeid og aktivitetstilbud for barn og unge - Livet mellom husene
• Samarbeid med frivillige foreninger, lag o.a. lokale aktører som arbeider for gode oppvekstmiljøer for barn og unge 
• Funksjonen som høringsinstans i saker som angår innbyggerne i de respektive nærmiljøområdene.

2.1 Fysisk oppvekstmiljø - "Hundremeterskogen"

Nærmiljøutvalgene skal:

• Etablere, utvikle og sørge for drift og vedlikehold av attraktive og trygge arenaer og områder for uorganiserte aktiviteter for barn og unge i nærmiljøet, i samarbeid med barn og unge i lokalmiljøet, og deres foresatte.
• Tilrettelegge for kommunikasjon med brukere og driftere av anlegg.
• Utarbeide og følge opp individuelle vedlikeholdsplaner for aktivitetsanlegg som utvalgene har initiert og/eller har ansvar for.

Alle de fysiske områdene bør ha minst følgende standard/omfang, med de lokale tilpasninger som er hensiktsmessig i de enkelte nærmiljøområder:

• En ball-løkke med lys
• En flate med vannuttak og lys
• En akebakke med lys
• Ett turmål med bålplass, gjerne også gapahuk, og tilknyttede stier 
• En «grå flate» for ball- og hjulaktiviteter
• En badeplass der dette er naturlig

2.2 Sosialt nettverksarbeid og aktivitetstilbud - «Livet mellom husene»

Nærmiljøutvalgene skal:

• Ta initiativ til sosiale nettverks-tiltak for barn og unge i nærmiljøet, i samarbeid med skole, foreningsliv og andre aktører, med særskilt vekt på barn på mellomtrinnet (5.-7. klasse).
• Ivareta og utvikle eksisterende aktiviteter og tradisjoner.
• Ha løpende dialog med deltakere og drivere av tiltak.

De sosiale nettverkstiltakene bør ha minst følgende standard/omfang:

• Ett arrangement/tiltak for opplevelser og tradisjoner pr år.
• En samling for drøfting av behov og tiltak pr år.
• To samlende arrangementer/tiltak pr år.

2.3 Samarbeid med frivillige foreninger og lag, politikere og administrasjon o.a. lokale aktører

Nærmiljøutvalgene skal:

• Samarbeide med frivillige foreninger og lag som arbeider for gode oppvekstmiljøer for barn og unge i nærmiljøområdet.
• Ta initiativ til og/eller motivere til samarbeidsprosjekter med lokale aktører som supplement til de lokale foreningenes aktiviteter.
• Initiere informasjon om og deltakelse i aktuelle saker og prosjekter som angår barn og unges nærmiljø og oppvekst-vilkår.

2.4 Høringer og arbeid for økt samfunnsengasjement.

Nærmiljøutvalgene skal:

• Fungere som høringsinstans i alle saker som angår innbyggerne i de respektive nærmiljøområdene, uavhengig av berørte aldersgrupper, herunder saker knyttet til arbeidet med kommuneplaner, kommunedelplaner, reguleringsplaner m.v.
• Kommunens administrasjon har ansvar for å ta kontakt med berørte nærmiljøutvalg om saker til høring, ev. åpne møter med innbyggerne m.v., og delta på disse, sammen med representanter for aktuelle folkevalgte organer. Utvalgene kan i tillegg selv ta opp saker som de mener er viktig for utviklingen av nærmiljøet, f.eks. saker som omhandler, skole, barnehage, vei- og trafikkforhold m.v.
• Arbeide for økt samfunnsengasjement, i samarbeid med bl.a. grunnskoler og videregående skoler, kommunens valgadministrasjon o.a. aktuelle samarbeidspartnere.

3.1 Generelle bestemmelser

Nærmiljøutvalgene skal være partipolitisk uavhengige og nøytrale.  Alle nærmiljøutvalg skal ha eget organisasjonsnummer.

3.2 Årsmøte

Alle nærmiljøutvalg avholder årsmøte innen utgangen av april hvert år. Årsmøtet skal bekjentgjøres på egnet måte for alle innbyggere i nærmiljøområdet, senest 5 uker før årsmøte avholdes. Saker som innbyggerne i nærmiljøområdet ønsker behandlet på årsmøtet, må sendes skriftlig til styret senest 3 uker før møtet skal finne sted. Agenda for årsmøtet, inkludert innkomne forslag og med tilhørende sakspapirer, skal bekjentgjøres med minimum10 dagers varsel.

Årsmøtet skal behandle og fatte vedtak om følgende saker:

• Godkjenning av innkalling og dagsorden.
• Valg av møteleder og referent, samt to deltakere til å underskrive protokollen, sammen med referenten.
• Årsmelding for foregående driftsår.
• Revidert regnskap for foregående driftsår.
• Vedlikeholds- og rehabiliteringsplan for anlegg utvalget selv har initiert eller tatt driftsansvar for. Planen skal synliggjøre vedlikeholds- og rehabiliteringsbehov med tilhørende kostnadsoverslag for en periode på 3-5 år.
• Eventuelle avsetninger til oppfølging av drifts- og vedlikeholdsplanen.
• Budsjett og handlingsplan for neste driftsår.
• Innkomne saker
• Valg av styre, valgkomité og revisor, jfr. pkt. 3.3 - 3.5 nedenfor.

Alle innbyggere i nærmiljøområdet har tale-, forslags- og stemmerett på årsmøtet. Alle avgjørelser på årsmøtet treffes ved alminnelig flertall. Årsmøtet kan ikke treffe vedtak som strider mot vedtektene og retningslinjene.

3.3 Styrets sammensetning og funksjon

Styret skal ha 5 eller 7 medlemmer, og skal bestå av leder, nestleder, sekretær og kasserer, samt 1 eller 3 styremedlemmer. Nærmiljøutvalget kan ev. oppnevne/engasjere kasserer/ regnskapsfører utenfor styret. Dersom nærmiljøutvalget fatter vedtak om slik løsning, utvides antall styremedlemmer med 1, slik at styret vil bestå av 5 eller 7 medlemmer. Styret skal i tillegg ha minst 2 varamedlemmer i nummerert rekkefølge.

Styrets medlemmer skal velges fra et bredt sammensatt utvalg av foreninger, lag og enkeltpersoner i nærmiljødistriktet, etter innstilling fra valgkomiteen. Alle medlemmer av styret må være bosatt i nærmiljøområdet.

Styreleder og nestleder velges for ett år om gangen, disse velges av utvalget selv. Alle øvrige medlemmer velges for 2 år om gangen, på en slik måte at halvdelen av medlemmene kan byttes ut på ett og samme årsmøte. Dette ivaretas ved at halvdelen av styrets medlemmer, med unntak av leder, på første årsmøte etter 01.01.2017 velges for en periode på 2 år, mens den andre halvdelen av styret velges for 1 år. Varamedlemmer velges for 1 år om gangen.

Styret handler på basis av årsmøtets vedtak i perioden mellom årsmøtene.

Styret kan gi styremedlemmene særskilte arbeids- og ansvarsområder, dersom det selv finner dette hensiktsmessig.

Styret et beslutningsdyktig når mer halvparten av styrets medlemmer er til stede, og alle vedtak fattes ved alminnelig flertall. Styret kan ikke fatte vedtak i strid med disse retningslinjene eller årsmøtets vedtak.

Det skal føres protokoll/referat fra alle styremøter, hvor alle vedtak som fattes, skal fremgå. Protokoll/referat fra styrets møter skal godkjennes på etterfølgende møte, og undertegnes av leder og sekretær.

Styret sørger for regnskapsføring for alle økonomiske disposisjoner utvalget gjør, og revisjon av regnskap, i tråd med bestemmelsene i pkt. 3.5.

3.4 Valgkomitéens sammensetning og funksjon

Valgkomitéen skal ha 3 medlemmer, og skal bestå av en leder og 2 medlemmer. Leder og nestleder av valgkomiteen, velges ved særskilt valg på årsmøtet. Alle medlemmer av valgkomitéen må være bosatt i nærmiljøområdet.

Valgkomitéen skal senest 3 uker før årsmøte skal avholdes, levere sine forslag til styret.

Valgkomitéens forslag skal følge som vedlegg til innkalling og sakspapirer til årsmøtet.

3.5 Økonomiske disposisjoner, regnskapsføring og revisjon

Alle økonomiske disposisjoner i nærmiljøutvalget skal gjøres i hht. disse retningslinjene og de økonomiske rammer og føringer som vedtas av årsmøte.

Styret plikter å sørge for regnskapsføring av alle økonomiske midler og disposisjoner utvalget har ansvar for, herunder også tilskudd fra Sandefjord kommune. All regnskapsføring skal foretas i hht. de til enhver tid gjeldende lovverk og forskrifter, og i tråd med god regnskapsskikk.

Nærmiljøutvalgets regnskap skal revideres av uavhengig revisor, oppnevnt på årsmøtet. Revisor skal levere sin revisjonsberetning til styret senest 3 uker før årsmøtet skal finne sted. Revisors beretning skal følge som vedlegg til innkalling og sakspapirer til årsmøtet.

Styreleder og ett styremedlem har i fellesskap signaturrett for nærmiljøutvalget.

3.6 Økonomisk tilskudd fra Sandefjord kommune

Økonomisk tilskudd til nærmiljøutvalgene fastsettes av Sandefjord kommune.

Utbetaling av årlig tilskudd fra Sandefjord kommune foretas av Kommunalsjefen for kultur, friluftsliv, by- og stedsutvikling. Utbetaling forutsetter at nærmiljøutvalget drives etter disse retningslinjene, og at Kommunalsjefen godkjenner referat fra årsmøte inkludert årsmelding, revidert regnskap, budsjett, handlingsplan for neste driftsår, samt vedlikeholds- og rehabiliteringsplan for en periode på 3-5 år.

Frivillige foreninger som mottar driftstilskudd fra Sandefjord kommune, skal normalt ikke tildeles midler til drift og/eller utstyr/anlegg til foreningens ordinære aktivitet, uten administrasjonens samtykke. Foreningen skal henvises til Sandefjord kommunes tilskuddsordninger for frivillige foreninger og lag.

3.7 Ekstraordinært årsmøte

Det avholdes ekstraordinært årsmøte i nærmiljøområdet dersom minst 1/3 av styrets medlemmer og/eller Sandefjord kommunes hovedutvalg for kultur, friluftsliv, by- og stedsutvikling krever det.

Ekstraordinært årsmøte kan ikke behandle andre saker enn det er innkalt for. For øvrig gjelder samme regler for bekjentgjøring av årsmøte og avstemming på årsmøtet, som for ordinært årsmøte, jfr. pkt. 3.2 ovenfor.

Det avholdes jevnlige dialogmøter mellom lederne for nærmiljøutvalgene, ev. nestlederne i ledernes sted, og Sandefjord kommune, for å drøfte saker/forhold av generell betydning for utvalgenes oppgaver og drift. Kommunen vil være representert på møtene med leder av hovedutvalget for kultur, friluftsliv, by- og stedsutvikling, ev. nestleder i leders sted, og kommunalsjefen for samme administrasjonsområde. I tillegg deltar representanter for andre politiske organer og administrative enheter i saker som måtte falle inn under deres ansvarsområde. Ordfører, ev. varaordfører i ordførers sted, og andre politikere kan delta på møtene når de måtte ønske det. Sandefjord kommune v/kommunalsjefen for kultur, friluftsliv, by- og stedsutvikling innkaller til slike møter minst én gang pr år, og ellers dersom et flertall av utvalgenes ledere, hovedutvalget for kultur, friluftsliv, by- og stedsutvikling eller ordfører ber om det.

Endring av disse retningslinjene kan bare gjøres av Sandefjord kommune, i tråd med delegasjonsreglementet, etter forutgående drøfting med nærmiljøutvalgene.

6.1 Driftsstans

Ved driftsstans (opphør av drift som følge av problemer med rekruttering til styret, ingen aktivitet oa), i et nærmiljøutvalg i mer enn 6 måneder, kan Sandefjord kommune kreve disposisjonsrett over utvalgets økonomiske midler og avsetninger for å sikre løpende vedlikehold av anlegg, i samsvar med gjeldende vedlikeholds- og rehabiliteringsplan for nærmiljøområdet.

6.2 Endring i inndeling og/eller opphør av nærmiljøutvalg

Vedtak om ev. deling eller sammenslåing av nærmiljøutvalg kan bare fattes av Sandefjord kommune, etter forutgående drøftelse med/ behandling i berørte utvalg.

Vedtak om ev. avvikling av ordningen kan bare fattes av Sandefjord kommune, etter forutgående drøftelse med/behandling i nærmiljøutvalgene og kommunens hovedutvalg for kultur, friluftsliv, by- og stedsutvikling. Ved ev. opphør av et nærmiljøutvalg, eller ved avvikling av ordningen, skal etablerte anlegg, innestående driftsmidler og avsatte midler til vedlikehold/rehabilitering, samt alle anlegg, overføres til Sandefjord kommune, under forutsetning om at midlene benyttes til videre drift og vedlikehold av NMU – anlegg og områder, og tilsvarende formål