3.1 Generelle bestemmelser
Nærmiljøutvalgene skal være partipolitisk uavhengige og nøytrale. Alle nærmiljøutvalg skal ha eget organisasjonsnummer.
3.2 Årsmøte
Alle nærmiljøutvalg avholder årsmøte innen utgangen av april hvert år. Årsmøtet skal bekjentgjøres på egnet måte for alle innbyggere i nærmiljøområdet, senest 5 uker før årsmøte avholdes. Saker som innbyggerne i nærmiljøområdet ønsker behandlet på årsmøtet, må sendes skriftlig til styret senest 3 uker før møtet skal finne sted. Agenda for årsmøtet, inkludert innkomne forslag og med tilhørende sakspapirer, skal bekjentgjøres med minimum10 dagers varsel.
Årsmøtet skal behandle og fatte vedtak om følgende saker:
- Godkjenning av innkalling og dagsorden.
- Valg av møteleder og referent, samt to deltakere til å underskrive protokollen, sammen med referenten.
- Årsmelding for foregående driftsår.
- Revidert regnskap for foregående driftsår.
- Vedlikeholds- og rehabiliteringsplan for anlegg utvalget selv har initiert eller tatt driftsansvar for. Planen skal synliggjøre vedlikeholds- og rehabiliteringsbehov med tilhørende kostnadsoverslag for en periode på 3-5 år.
- Eventuelle avsetninger til oppfølging av drifts- og vedlikeholdsplanen.
- Budsjett og handlingsplan for neste driftsår.
- Innkomne saker
- Valg av styre, valgkomité og revisor, jfr. pkt. 3.3 - 3.5 nedenfor.
Alle innbyggere i nærmiljøområdet har tale-, forslags- og stemmerett på årsmøtet. Alle avgjørelser på årsmøtet treffes ved alminnelig flertall. Årsmøtet kan ikke treffe vedtak som strider mot vedtektene og retningslinjene.
3.3 Styrets sammensetning og funksjon
Styret skal ha 5 eller 7 medlemmer, og skal bestå av leder, nestleder, sekretær og kasserer, samt 1 eller 3 styremedlemmer. Nærmiljøutvalget kan ev. oppnevne/engasjere kasserer/ regnskapsfører utenfor styret. Dersom nærmiljøutvalget fatter vedtak om slik løsning, utvides antall styremedlemmer med 1, slik at styret vil bestå av 5 eller 7 medlemmer. Styret skal i tillegg ha minst 2 varamedlemmer i nummerert rekkefølge.
Styrets medlemmer skal velges fra et bredt sammensatt utvalg av foreninger, lag og enkeltpersoner i nærmiljødistriktet, etter innstilling fra valgkomiteen. Alle medlemmer av styret må være bosatt i nærmiljøområdet.
Styreleder og nestleder velges for ett år om gangen, disse velges av utvalget selv. Alle øvrige medlemmer velges for 2 år om gangen, på en slik måte at halvdelen av medlemmene kan byttes ut på ett og samme årsmøte. Dette ivaretas ved at halvdelen av styrets medlemmer, med unntak av leder, på første årsmøte etter 01.01.2017 velges for en periode på 2 år, mens den andre halvdelen av styret velges for 1 år. Varamedlemmer velges for 1 år om gangen.
Styret handler på basis av årsmøtets vedtak i perioden mellom årsmøtene.
Styret kan gi styremedlemmene særskilte arbeids- og ansvarsområder, dersom det selv finner dette hensiktsmessig.
Styret et beslutningsdyktig når mer halvparten av styrets medlemmer er til stede, og alle vedtak fattes ved alminnelig flertall. Styret kan ikke fatte vedtak i strid med disse retningslinjene eller årsmøtets vedtak.
Det skal føres protokoll/referat fra alle styremøter, hvor alle vedtak som fattes, skal fremgå. Protokoll/referat fra styrets møter skal godkjennes på etterfølgende møte, og undertegnes av leder og sekretær.
Styret sørger for regnskapsføring for alle økonomiske disposisjoner utvalget gjør, og revisjon av regnskap, i tråd med bestemmelsene i pkt. 3.5.
3.4 Valgkomitéens sammensetning og funksjon
Valgkomitéen skal ha 3 medlemmer, og skal bestå av en leder og 2 medlemmer. Leder og nestleder av valgkomiteen, velges ved særskilt valg på årsmøtet. Alle medlemmer av valgkomitéen må være bosatt i nærmiljøområdet.
Valgkomitéen skal senest 3 uker før årsmøte skal avholdes, levere sine forslag til styret.
Valgkomitéens forslag skal følge som vedlegg til innkalling og sakspapirer til årsmøtet.
3.5 Økonomiske disposisjoner, regnskapsføring og revisjon
Alle økonomiske disposisjoner i nærmiljøutvalget skal gjøres i hht. disse retningslinjene og de økonomiske rammer og føringer som vedtas av årsmøte.
Styret plikter å sørge for regnskapsføring av alle økonomiske midler og disposisjoner utvalget har ansvar for, herunder også tilskudd fra Sandefjord kommune. All regnskapsføring skal foretas i hht. de til enhver tid gjeldende lovverk og forskrifter, og i tråd med god regnskapsskikk.
Nærmiljøutvalgets regnskap skal revideres av uavhengig revisor, oppnevnt på årsmøtet. Revisor skal levere sin revisjonsberetning til styret senest 3 uker før årsmøtet skal finne sted. Revisors beretning skal følge som vedlegg til innkalling og sakspapirer til årsmøtet.
Styreleder og ett styremedlem har i fellesskap signaturrett for nærmiljøutvalget.
3.6 Økonomisk tilskudd fra Sandefjord kommune
Økonomisk tilskudd til nærmiljøutvalgene fastsettes av Sandefjord kommune.
Utbetaling av årlig tilskudd fra Sandefjord kommune foretas av Kommunalsjefen for kultur, friluftsliv, by- og stedsutvikling. Utbetaling forutsetter at nærmiljøutvalget drives etter disse retningslinjene, og at Kommunalsjefen godkjenner referat fra årsmøte inkludert årsmelding, revidert regnskap, budsjett, handlingsplan for neste driftsår, samt vedlikeholds- og rehabiliteringsplan for en periode på 3-5 år.
Frivillige foreninger som mottar driftstilskudd fra Sandefjord kommune, skal normalt ikke tildeles midler til drift og/eller utstyr/anlegg til foreningens ordinære aktivitet, uten administrasjonens samtykke. Foreningen skal henvises til Sandefjord kommunes tilskuddsordninger for frivillige foreninger og lag.
3.7 Ekstraordinært årsmøte
Det avholdes ekstraordinært årsmøte i nærmiljøområdet dersom minst 1/3 av styrets medlemmer og/eller Sandefjord kommunes hovedutvalg for kultur, friluftsliv, by- og stedsutvikling krever det.
Ekstraordinært årsmøte kan ikke behandle andre saker enn det er innkalt for. For øvrig gjelder samme regler for bekjentgjøring av årsmøte og avstemming på årsmøtet, som for ordinært årsmøte, jfr. pkt. 3.2 ovenfor.